Teu aya hiji periode panyimpenan pikeun data personalia. Dina GDPR anjeun ngan ukur tiasa nyimpen data salami anjeun peryogikeun pikeun tujuan anjeun ngumpulkeunana; hukum pajak Walanda teras netepkeun periode minimum anu tetep pikeun rékaman gaji, pernyataan pajak upah sareng salinan dokumén idéntitas karyawan.
Dina praktékna ieu masihan dunungan Walanda tilu jangkar: dua taun saatos padamelan réngsé pikeun kalolobaan file personalia, lima taun pikeun pernyataan pajak upah sareng salinan KTP, sareng tujuh taun pikeun administrasi gaji. Artikel kami ngeunaan naon anu tiasa disimpen dina file personalia ngabahas eusina; anu ieu ngabahas sabaraha lami.
Naon aturan dasar dina GDPR?
Simpen data pribadi ulah leuwih ti anu diperyogikeun. Pasal 5(1)(e) GDPR (watesan panyimpenan) ngabutuhkeun anjeun pikeun mutuskeun, per kategori data, sabaraha lami anjeun sabenerna peryogina sareng tiasa ngajelaskeun pilihan éta.
GDPR sorangan teu ngandung tabel période. Période-période di handap ieu asalna tina hukum pajak Walanda sareng tina pituduh Otoritas Perlindungan Data Walanda (Autoriteit Persoonsgegevens, AP).
Data mana anu anjeun simpen salami dua taun?
Kaseueuran file personalia. Pituduh AP nyaéta data tanpa periode panyimpenan statutori umumna disimpen salami dua taun saatos karyawan angkat.
Ieu ngawengku, contona, kontrak kerja sareng amandemenna, laporan penilaian sareng kinerja, korespondensi ngeunaan pengangkatan, promosi, penurunan pangkat sareng pemecatan, rékaman pelatihan, peringatan, rujukan sareng rékaman absén.
Upami aya atanapi parantos aya sengketa padamelan sareng karyawan, atanapi kasus pangadilan nuju diungkulan, anjeun tiasa nyimpen data anu aya hubunganana sareng éta langkung lami, dugi ka masalahna direngsekeun. Éta ngabenerkeun nyimpen bahan anu aya hubunganana, sanés sadayana file sacara teu terbatas.
Data mana anu anjeun simpen salami lima atanapi tujuh taun?
Catetan fiskal. Di dieu anjeun teu gaduh kawenangan: kawajiban pajak netepkeun periode sareng ngagentos prinsip umum pikeun nyimpen data singget mungkin.
- Pernyataan pajak upah (loonbelastingverklaring) sareng salinan dokumén idéntitas anu anjeun verifikasi nalika karyawan ngamimitian: lima taun saatos réngsé padamelan.
- Administrasi panggajian (loonadministratie): tujuh taun, periode panyimpenan fiskal umum pikeun catetan dasar anu ditetepkeun ku Administrasi Pajak sareng Bea Cukai Walanda (Belastingdienst).
Ngan catetan anu ditangtayungan ku kawajiban pajak anu kalebet kana periode anu langkung lami ieu. Sésana file masih nuturkeun aturan dua taun.
Sabaraha lami anjeun tiasa nyimpen data palamar?
Biasana dugi ka opat minggu saatos réngséna prosedur aplikasi. Kalayan idin ti calon, anjeun tiasa nyimpen data dugi ka sataun, contona pikeun kumpulan bakat.
Idin kedah janten pilihan anu nyata, dipénta sacara misah sareng dirékam. Sabaris dina pernyataan privasi anjeun teu cekap.
Kumaha upami data gering sareng médis?
Data kaséhatan milik dokter perusahaan (bedrijfsarts) atanapi layanan kaséhatan padamelan, sanés milik anjeun salaku dunungan. Éta tunduk kana karahasiaan médis sareng aturan panyimpenan sorangan.
Salaku dunungan, anjeun ngan ukur nyimpen tanggal absén sareng inpormasi anu anjeun peryogikeun pikeun reintegrasi sareng pembayaran upah nalika gering. Data éta nuturkeun periode biasa pikeun file personalia.
Kumaha carana sangkan ingetan tiasa dianggo dina praktékna?
Tilu hal anu ngarobah aturan jadi patuh.
- Jadwal panyimpenan anu nangtukeun période per kategori, anu kacatet dina rékaman kagiatan pamrosésan anjeun (Pasal 30 GDPR).
- Hiji momen anu tetep unggal taun dimana anjeun sabenerna nerapkeun jadwal. Kawijakan ingetan biasana gagal kusabab teu aya tindakan, sanés kusabab teu satuju.
- Hapusan anu saleresna. Ngahapus file tina sistem HR nalika salinanna tetep aya dina kotak surat, drive anu dibagikeun, sareng cadangan sanés mangrupikeun hapusan, sareng pamundut aksés ku karyawan bakal gancang ngalaan éta file.
Ringkesanana
- GDPR teu netepkeun période anu tetep: nyimpen data ngan salami diperyogikeun pikeun tujuanana.
- Kaseueuran file personalia: dua taun saatos padamelan réngsé, langkung lami ngan ukur pikeun data anu aya hubunganana sareng sengketa.
- Salinan laporan pajak upah sareng KTP: lima taun saatos padamelan réngsé; administrasi gaji: tujuh taun.
- Palamar: dugi ka opat minggu saatos prosedur, atanapi dugi ka sataun kalayan idin anu kacatet.
- Data kaséhatan tetep aya di dokter perusahaan; anjeun ngan ukur nyimpen tanggal absén sareng naon waé anu anjeun peryogikeun pikeun réintegrasi sareng pembayaran upah.
Remen ditanyakeun
Naha karyawan tiasa nungtut supados data dihapus?
Kadang-kadang. Hak pikeun ngahapus dina Pasal 17 GDPR lumaku upami data henteu diperyogikeun deui atanapi diolah sacara teu sah. Éta henteu ngaleungitkeun kawajiban panyimpenan statutori, sapertos anu fiskal.
Dupi urang tiasa nyimpen file langkung lami upami aya klaim ka hareup?
Ngan upami klaim sacara realistis tiasa diramalkeun, sareng ngan ukur bahan anu aya hubunganana sareng éta. Kamungkinan umum tina sababaraha sengketa ka hareup henteu menerkeun tetep sadayana.
Kumaha upami rujukan sareng dokumén kaluar?
Éta kalebet kana kategori umum dua taun. Nyimpen perjanjian penyelesaian (vaststellingsovereenkomst) pikeun période fiskal tiasa dibela upami éta ngagaduhan akibat tina gaji, sapertos pembayaran pesangon.
Teu yakin kumaha kaayaan anjeun? Caritakeun kaayaan anjeun. Kami bakal ngawartosan pilihan anjeun dina hiji dinten damel.
Kumaha Law & More tiasa ngabantosan anjeun sareng ieu dijelaskeun dina kami pangacara pagawean kaca.
